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RGPD : Quel impact sur les documents papier ?

rgpd impact sur papiers

La réglementation RGPD définit à l'Art 4 la notion de données à caractère personnel comme “toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable”.

Peu importe la forme de la donnée, celle-ci doit être contrôlée et transparente. Il s'agit également des armoires à dossiers des intermédiaires en assurances...

Il convient de mettre en œuvre une organisation respectant les principes du RGPD :

  • Détruire les documents selon leur délai de conservation (3 ans pour les prospects et 5 ans pour les contrats résiliés)
  • Savoir à tout moment de quelles données vous disposez, où elles se trouvent, comment elles sont gérées et sécurisées
  • Limiter la quantité de données et les sécuriser
  • Mettre en place des mesures de sécurité physique des documents
  • Tracer et conserver l’accès aux données papier par une journalisation des consultations
  • Déclarer toute violation de données dans les 72h à la CNIL

Que déduire de concret dans le quotidien du cabinet d'assurances ?

  • Les locaux sont cambriolés. Il y a une violation à signaler à la CNIL
  • L'information RGPD est omniprésente dans la presse et Internet...
    • Un client dans vos locaux déduira de vos archives papier que vous n'êtes pas en conformité.
    • Quant à vos salariés...

Aucun dirigeant de Cabinet ne devrait envisager de conserver plus longtemps des documents auxquels il faudrait fournir une pièce sécurisée et tenir un registre des consultations.

Pour autant, il subsiste des mandats de Compagnies demandant expressément de conserver les originaux. Étant porteur du risque assurable, elles devraient porter l'ensemble des risques à l'occasion de la distribution de leurs produits. 

La solution après avoir numérisé les documents sera de les placer chez un tiers archiveur équipés des mesures adéquates de conservation tel que la SGA. Celle-ci se charge d'offrir la sécurité physique aux documents. Cette solution reste insatisfaisante ou chronophage au regard du droit à l'oubli prévu à l'Art 17.

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